Voy a resumir las tareas básicas que uno puede necesitar para poder comenzar a trabajar con Dolibarr. Estas tareas básicas son la creación de facturas para nuestros clientes para poder así tener contabilizado los trabajos que realicemos y así poder saber qué IVA tenemos que declarar cada trimestre.
- Empezamos por una configuración previa de seguridad que debemos hacer tras instalar nuestro ERP:
Tras terminar con la instalación, si accedemos por primera vez, aparecerá un aviso de seguridad indicando que no existe el fichero install.lock en la carpeta raiz de la web y en la carpeta documents. Podemos crear ese fichero vacío y de sólo lectura en esa carpeta o añadir el siguiente parámetro de configuración desde el panel de administración de Dolibarr llendo a Inicio > Configuración > Varios y añadir este parámetro:
MAIN_REMOVE_INSTALL_WARNING = 1
De esa forma ya dejará de salirnos el aviso de fallo de seguridad de nuestra web y podemos estar trabajar con seguridad.
- Primero, vamos a configurar los datos de nuestra Empresa (o perfil de autonómo):
- Gestión IVA: Sujeto a IVA
- Gestión RE: Sujeto a RE (Autonónomos)
- Gestión a IRPF: Sujeto a IRPF (Facturas esporádicas con IRPF)
- Definir Tipos de Miembros (necesario para Alta de Usuarios) -> Ir a Miembros, en el menú de la izda ir a Tipo de miembros y seleccionar Nuevo. Crear el Tipo de Miembro "Estándar" con:
- Sujeto a cotización: Sí
- Voto autorizado: No
- Crear un Usuario -> Ir a Miembros, y en el menú de la izda seleccionar Nuevo miembro.
- Crear un Tercero Genérico para TPV -> Ir a Terceros, y en el menú de la izda seleccionar Nuevo tercero. Yo lo he creado con esta configuración:
- Sujeto a IVA: Sí
- Sujeto a RE: No
- Cliente potencial/Clliente: Ni cliente, ni cliente potencial (Seleccionar esta opción para que después no nos aparezca como cliente a la hora de realizar un presupuesto o factura).
- Tipo de Tercero: Particular
- Forma jurídica: Empresario Individual
- Crear un almacén para los productos -> Ir a Productos/Servicios, y en el menú de la izda seleccionar Stocks, y después Nuevo almacén.
- Crear contactos de la empresa -> Se crean dentro del Tercero, abajo aparece un cuadro de Contactos y a la derecha aparece "Crear contacto/dirección".
- Activar IRPF -> Si emites facturas con IRPF hay que activarlo en la configuración de tu Empresa, y hay que activarlo también por cada cliente (Tercero) que des de alta. Esto es porque puede haber clientes a los que les puedes emitir con/sin IRPF. Para crear Presupuestos/Facturas con IRPF, el IRPF sólo se aplica a items de tipo Servicio. Si se añaden items de tipo Producto estos irán sin IRPF.
- Emisión de Facturas -> Para emitir una factura hay que seguir el siguiente proceso:
1.- Crear presupuesto (Paso opcional)
2.- Cerrar presupuesto (Paso opcional) (Sólo dejará generar factura si se cierra Firmado. La factura no se podrá modificar.)
3.- Generar Factura
3.1.- Puede ocurrir que nos diga que no tenemos seleccionada ninguna forma de pago en configuración del módulo de Facturas. Para ello, vamos a Inicio > Condifuración > Módulos > Facturas y vamos al bloque "Formas de pago sugeridas para las facturas si no están definidas explícitamente" y seleccionamos que modo de pago requeriremos para el abono en cuenta y en cheque. Previamente a esto deberemos crear nuestra cuenta bancaria dentro del módulo "Bancos/Cajas".
4.- Validar factura. Una vez validada la factura genera correctamente la referencia "Ref. Cliente" que hayamos usado para este cliente.
5.- Emitir pago. Una vez validada la factura, quedará emitida con pago pendiente de cobrar. Si pulsamos sobre "Emitir pago" indicaremos al sistema que hemos recibido el pago de nuestro cliente.
- Facturas SIN IVA -> Hay que hacer los siguiente:
- Configurar el Cliente con Sujeto a IVA = No y Sujeto a IRPF = No.
- Cuando añades los productos aparcen 5 campos a rellenar (IVA, Precio Unidad, Cantidad, Descuento, Precio de compra). Bastaría con indicar 0% en el IVA y el presupuesto debería salirte sin ninguna mención de IVA en el total del presupuesto.
- Configuración deIVA e IRPF -> Ir a Inicio > Configuración > Diccionarios > Tasa de IVA (Impuesto sobre ventas en EEUU). Ahí podemos ir añadiendo todas las combinaciones que necesitemos (si no existe la añadimos):
- Con IVA y con IRPF
- Con IVA y sin IRPF
- Sin IVA y con IRPF
- Sin IVA y sin IRPF
Y definir los % que correspondan con la situación actual del IVA correspondiente, 16%, 18% y el 21% que tenemos actualmente. Iremos activando/desactivando cada uno según vaya cambiando la situación económica del país.
- Informes trimestrales para saber qué IVA debemos ingresar a Hacienda: Vamos a la parte Financiera > Impuestos y Cargas > IVA, y nos aparecerá un informe desglosado por cada trimestre con el IVA que debemos pagar a haciendo.
Y nada más de momento. Para ir aprendiendo un poco más os recomiendo los videotutoriales que vienen en el canal de youtube de dolibar.
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Buenos días,
¿Es muy complicado instalar el Recargo de Equivalencia? Nos estan cobrando una barbaridad cuando entiendo que es algo bastante sencillo. Gracias y un saludo,
Buenos días Francisco.
Ahora no sé en qué consiste el recargo de equivalencia porque todavía no he tenido la necesidad de ello, pero independientemente de ello, he mirado un poco y parece que ya viene incluido a partir de la versión 3.3.5. Yo estoy utilizando la versión 3.5.2 y sí me viene incluido. Está en configuración de la empresa. Me aparece un apartado que se llama Gestión RE. Si tienes una versión más antigua, te pregunto: ¿Te están actualizando la versión de Dolibarr? o ¿Te están instalando un módulo adicional para tener esa funcionalidad?. Normalmente, te digo por experiencia con otras aplicaciones Open Source con las que he trabajado, que instalar un módulo suele ser bastante sencillo, en 1 hora tendría que estar instalado de sobra. En cambio si te están actualizando Dolibarr completo, suele ser más complicado. Todavía no he tenido la oportunidad de probar esto porque tengo una versión bastante reciente, pero en otras aplicaciones que yo he actualizado (WordPress, Prestashop, Wikimedia,...) dependiendo de cómo sea el proceso de instalación suele ser más o menos complicado y además yo siempre hago backup de BBDD y del aplicativo por si algo no funcionara bien. Por otro lado, yo también lo que hago es copiarme el entorno de PRO en local y hacer la prueba en local para detectar posibles problemas de incompatibilidades que pueda haber de una versión muy antigua a una muy reciente. Cuando veo que ya me funciona todo, es cuando ya hago la actualización en PRO. Como puedes ver, son muchos los pasos previos que yo hago para asegurarme de que todo vaya bien y que cuando lo haga en PRO si me surge algún problema que ya lo tenga controlado. En cuanto al precio... yo he escuchado barbaridades a presupuestos que le han dado terceros a clientes mios. Yo este tipo de actualizaciones me llevan al menos 2-3 días de trabajo y más o menos creo que ya te puedes hacer una idea del coste. Si el que te lo está haciendo ya tiene experiencia, debería tardar menos.
Espero haberte ayudado o aclarado alguna duda. Un saludo, Javier.
Pues mira, mirando un poco más, según la documentación oficial, Dolibarr ya tiene su instalador preparado para actualizaciones. Como puedes ver en la wiki de dolibarr: http://wiki.dolibarr.org/index.php/Instalaci%C3%B3n_-_Actualizaci%C3%B3n#Con_Dolibarr_.28paquete_standard_.tgz.29_2 los pasos son muy sencillos. Basta con copiar los archivos de la nueva versión sobre la vieja, ir al instalador y decirle actualizar. Si no surgen problemas, este proceso te puede llevar una horita más o menos. A parte de todo el tiempo que tardes en hacer un backup completo, y si algo falla le tendrías que sumar el tiempo que tardes en resolver el problema. Pero como puedes ver, no parece un proceso complicado. Un saludo, Javier.
Hola,
Soy autónomo y hago facturas con IRPF o sin IRPF, he intentado lo que dices, he creado un cliente activando IRPF, y cuando le creo un presupuesto con solo productos me aplica la retención IRPF.
Es posible que haga algo mal?, o tendría que duplicar el cliente y acrtivar el IRPF en uno y en otro no.
Un saludo.
Hola Miguel, tienes que desactivar la opción de IRPF si con ese cliente no lo vas a aplicar nunca. Pero si lo vas a aplicar a veces sí y a veces no, yo lo que he hecho es crearme varias configuraciones en las Tasas de IVA. Te será útil con las subidas de IVA que nos aplica el gobierno, de 16% a 18%, y a 21%. Yo tengo creadas varias combinaciones y voy activando/desactivando según me interese:
Mira a ver si así lo consigues. Un saludo, Javier.
Hola Javier, muchas gracias por responder.
Estoy en Canarias y los impuestos son diferentes pero para el caso es lo mismo. El IGIC (IVA) que utilizo es el General 7%.
Precisamente eso que comentas es lo que había intentado, tengo creado ya una línea con el 7%, y el irpf. Y cuando intento crear una nueva línea solo con el 7% sin ninguna tasa adicional me da error y me dice que ya está creado. Utilizo Dolibarr 3.6.1
He revisado por si efectivamente estuviera repetido pero no es así.
Gracias de nuevo, un saludo.
Buenos días Miguel. Yo estoy usando todavía la 3.5.2, no he tenido tiempo de ponerme a actualizar... He hecho una prueba y sólo me deja meter productos sin IRPF si el cliente (tercero) lo tengo configurado para que no aplique el IRPF. Si tengo puesto que sí aplica, entonces no consigo hacer una factura donde el IRPF sea cero. Con la configuración actual que tengo, que es la que te he mostrado en la imagen. Para poder conseguirlo, tendría que desactivar la última regla que tengo (21, -21) y la primera (0, -21), y activar la penúltima (21, 0). De esa forma cuando agregue el producto me saldrá con IVA pero sin IRPF. Si te da problemas de fila repetida, fíjate bien por si se te ha escapdo, pero con la configuración que te muestro a mi me funciona. Un saludo y suerte.
Gracias por tú atención, seguiré probando cosas, si doy con la tecla te lo pondré por aquí.
Saludos.
Javier, buen dia
queria consultarte porque estoy comenzando con dolibarr y queri saber si existe la opcion de cuando agrego mis clientes incluirles un saldo inicial de cuenta corriente.
lo mismo para los productos, de los que ya tengo stock
o tendria que hacer facturas de comrpas y ventas con fechas anteriores fuera del perirodo en el que estoy trabajando?
muchas gracias por tu ayuda
y muy bueno el blog
saludos desde argentina
Guillermo
Hola Guillermo. No me suena ninguna opción de añadir un saldo a un cliente. Añadir facturas y demás objetos en periodos anteriores si te deja. Un saludo.