Cómo reflejar los gastos en Dolibarr

Toda empresa tiene gastos y todos queremos sacar informes de Gastos/Ingresos para ver nuestro balance de beneficios. Parece (según he leido en el foro oficial) que actualmente Dolibarr no tiene un control en detalle de este tipo de movimientos y lo que hace la gente es reflejarlo de alguna forma de manera para que puedan sacar sus informes mientras Dolibarr desarrolla dicha funcionalidad.

Como todavía tengo escaso conomiento de economía, para que cuadren los números, veo que hay dos formas posibles de hacerlo y que entiendo que las dos son válidas y que deben usarse las dos en función del objetivo que desee tener:

• Crear un proveedor y crear las facturas que nuestro proveedor nos emite por las compras que le hacemos.
• Crear un registro nuevo en los movimientos de nuestra cuenta financiera y asignarle una categoría de Gastos para tenerlo controlado en los informes.

Pegas que veo a cada una de las posibilidades que podemos seleccionar:

• La pega que le veo al primero es que debemos "duplicar" la factura que emite nuestro proveedor en nuestro sistema dolibar. Si tiene mucho detalle, es un engorro tener que duplicar todas las entradas con sus cantidades y que cuadren los números. Creo que lo podrían haber simplificado un poco o no lo estoy haciendo correctamente.
• La pega que le veo a la segunda opción es que no aparecen esos movimientos en el informe financiero y se perdería detalle de lo que hemos pagado, ya que no podemos incluir ninguna nota. Puede que esta opción sea más bien para otro tipo de movimientos que no tengan mucha relación con los Gastos de la empresa, ya que todo gasto debería tener su factura sea deducible o no.

Como mejor opción parece que lo más adecuado es crearnos el Proveedor, crear sus Facturas, y así nos aparece todo reflejado desde el Informe financiero.

De todas maneras, explico cómo hacerlo de cada una de las formas:

Cómo hacerlo creando un proveedor:

Aquí no voy a entrar mucho en detalle. El proceso sería casi idéntido al explicado en mi otra entrada del blog aquí.

Los pasos son:

• Crear el Proveedor
• Crear las Facturas
• Emitir los Pagos (Desde la factura, botón Emitir pago). Estos pagos se asociarán a la cuenta de Gastos que aparece en el Informe Financiero.
• Consultar Informe Financiero desde el Módulo Financiero, en el menú de la izda seleccionar Informes.

Informe de Gastos e Ingresos del Módulo Financiero

Cómo hacerlo creando un registro en nuestra cuenta financiera:

Añadir Gastos

• Desde Bancos/Cajas, pinchamos en nuestra cuenta financiera.
• Nos vamos a la pestaña Transacciones:

Transacciones dela cuenta financiera

• Añadimos un registro nuevo:
  • Indicamos la fecha:
  • Indicamos el tipo de movimiento (ingreso, transferencia, paypal, cheque,...).
  • Indicamos la etiqueta. Yo he indicado "Gastos".
  • Indicamos una categoría.
  • E indicamos la cantidad a pagar en el campo Debe para que se reste de nuestro saldo.
• Pulsamos sobre Añadir para crear el Gasto.

Añadir registro a la cuenta financiera

Crear Categorías de Gastos

Si queremos agrupar tipos de Gastos para después sacar informes agrupados por Luz o Agua por ejemplo, debemos crear una categoría nueva. Para ello, desde Bancos/Cajas, en el menú de la izquierda seleccionamos Categorías y creamos nuestras categorías. Cuando añadamos registros a los movimientos de nuestra cuenta podremos seleccionar la categoría que más se ajuste.

Conciliar Registros

Una vez creados los gastos, o emitdidas las facturas y creados sus pagos, debemos conciliar los movimientos con nuestra cuenta financiera. Para ello:

• Desde Bancos/Cajas, en nuestra cuenta financiera
• Pulsamos sobre el botón Conciliar.
• Y nos irá solicitando que conciliemos los últimos movimientos que hemos tenido y que están pendientes de conciliar.
• Indicamos la fecha y la categoría a la que queremos asociar dicha conciliación. En el caso de conciliar un gasto, a mi me lo ha pedido por separado del resto de facturas a proveedores (ya que no estaba asociado a ningún Tercero) y he podido indicar su Categoría de Gastos que me cree en el paso anterior.

Conciliar movimientos

Informes

En el informe de la parte financiera de Dolibarr donde se ven los Ingresos/Gastos no muestra estos movimientos ya que no están asociados a ningún Tercero/Proveedor. Para poder verlos hay que irse a los informes que hay en el módulo de Bancos/Cajas, dentro de nuestra cuenta financiera, y Informe mensual E/S.

Informe de las cuentas