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Voy a resumir las tareas básicas que uno puede necesitar para poder comenzar a trabajar con Dolibarr. Estas tareas básicas son la creación de facturas para nuestros clientes para poder así tener contabilizado los trabajos que realicemos y así poder saber qué IVA tenemos que declarar cada trimestre.

  • Empezamos por una configuración previa de seguridad que debemos hacer tras instalar nuestro ERP:

Tras terminar con la instalación, si accedemos por primera vez, aparecerá un aviso de seguridad indicando que no existe el fichero install.lock en la carpeta raiz de la web y en la carpeta documents. Podemos crear ese fichero vacío y de sólo lectura en esa carpeta o añadir el siguiente parámetro de configuración desde el panel de administración de Dolibarr llendo a Inicio > Configuración > Varios y añadir este parámetro:

MAIN_REMOVE_INSTALL_WARNING = 1

De esa forma ya dejará de salirnos el aviso de fallo de seguridad de nuestra web y podemos estar trabajar con seguridad.

  • Primero, vamos a configurar los datos de nuestra Empresa (o perfil de autonómo):
    • Gestión IVA: Sujeto a IVA
    • Gestión RE: Sujeto a RE (Autonónomos)
    • Gestión a IRPF: Sujeto a IRPF (Facturas esporádicas con IRPF)
  • Definir Tipos de Miembros (necesario para Alta de Usuarios) -> Ir a Miembros, en el menú de la izda ir a Tipo de miembros y seleccionar Nuevo. Crear el Tipo de Miembro “Estándar” con:
    • Sujeto a cotización: Sí
    • Voto autorizado: No
  • Crear un Usuario -> Ir a Miembros, y en el menú de la izda seleccionar Nuevo miembro.
  • Crear un Tercero Genérico para TPV -> Ir a Terceros, y en el menú de la izda seleccionar Nuevo tercero. Yo lo he creado con esta configuración:
    • Sujeto a IVA: Sí
    • Sujeto a RE: No
    • Cliente potencial/Clliente: Ni cliente, ni cliente potencial (Seleccionar esta opción para que después no nos aparezca como cliente a la hora de realizar un presupuesto o factura).
    • Tipo de Tercero: Particular
    • Forma jurídica: Empresario Individual
  • Crear un almacén para los productos -> Ir a Productos/Servicios, y en el menú de la izda seleccionar Stocks, y después Nuevo almacén.
  • Crear contactos de la empresa -> Se crean dentro del Tercero, abajo aparece un cuadro de Contactos y a la derecha aparece “Crear contacto/dirección”.
  • Activar IRPF -> Si emites facturas con IRPF hay que activarlo en la configuración de tu Empresa, y hay que activarlo también por cada cliente (Tercero) que des de alta. Esto es porque puede haber clientes a los que les puedes emitir con/sin IRPF. Para crear Presupuestos/Facturas con IRPF, el IRPF sólo se aplica a items de tipo Servicio. Si se añaden items de tipo Producto estos irán sin IRPF.
  • Emisión de Facturas -> Para emitir una factura hay que seguir el siguiente proceso:

1.- Crear presupuesto (Paso opcional)

2.- Cerrar presupuesto (Paso opcional) (Sólo dejará generar factura si se cierra Firmado. La factura no se podrá modificar.)

3.- Generar Factura

3.1.- Puede ocurrir que nos diga que no tenemos seleccionada ninguna forma de pago en configuración del módulo de Facturas. Para ello, vamos a Inicio > Condifuración > Módulos > Facturas y vamos al bloque “Formas de pago sugeridas para las facturas si no están definidas explícitamente” y seleccionamos que modo de pago requeriremos para el abono en cuenta y en cheque. Previamente a esto deberemos crear nuestra cuenta bancaria dentro del módulo “Bancos/Cajas”.

4.- Validar factura. Una vez validada la factura genera correctamente la referencia “Ref. Cliente” que hayamos usado para este cliente.

5.- Emitir pago. Una vez validada la factura, quedará emitida con pago pendiente de cobrar. Si pulsamos sobre “Emitir pago” indicaremos al sistema que hemos recibido el pago de nuestro cliente.

  • Facturas SIN IVA -> Hay que hacer los siguiente:
    • Configurar el Cliente con Sujeto a IVA = No y Sujeto a IRPF = No.
    • Cuando añades los productos aparcen 5 campos a rellenar (IVA, Precio Unidad, Cantidad, Descuento, Precio de compra). Bastaría con indicar 0% en el IVA y el presupuesto debería salirte sin ninguna mención de IVA en el total del presupuesto.
  • Configuración deIVA e IRPF -> Ir a Inicio > Configuración > Diccionarios > Tasa de IVA (Impuesto sobre ventas en EEUU). Ahí podemos ir añadiendo todas las combinaciones que necesitemos (si no existe la añadimos):
    • Con IVA y con IRPF
    • Con IVA y sin IRPF
    • Sin IVA y con IRPF
    • Sin IVA y sin IRPF

Y definir los % que correspondan con la situación actual del IVA correspondiente, 16%, 18% y el 21% que tenemos actualmente. Iremos activando/desactivando cada uno según vaya cambiando la situación económica del país.

  • Informes trimestrales para saber qué IVA debemos ingresar a Hacienda: Vamos a la parte Financiera > Impuestos y Cargas > IVA, y nos aparecerá un informe desglosado por cada trimestre con el IVA que debemos pagar a haciendo.

Y nada más de momento. Para ir aprendiendo un poco más os recomiendo los videotutoriales que vienen en el canal de youtube de dolibar.

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